Авансовый отчет

Авансовый отчет является документом первичного учета, который подтверждает расходование сумм авансов с приложением документов. Первоначально данный отчет заполняется подотчетным лицом, отдается в бухгалтерию для списания произведенных расходов, утверждения руководителем, дальнейшей проверки. Бланк отчета располагается в альбоме форм по учету результатов инвентаризации средств и кассовых операций.

Выдача под отчет наличных денег выполняется через кассу по расходному ордеру, где указывается конкретное назначение суммы. В бухгалтерии должен быть приказ, в котором содержится перечень лиц, которые получают наличные под отчет на хозяйственные нужды. Должны быть утверждены соответствующим приказом сроки, на которые выдаются авансы и программы для инвентаризации предусматривают этот момент.

Что представляет собой форма отчета?

Для выдачи денег на командировочные расходы основанием является приказ руководителя или командировочное удостоверение. С момента истечения срока аванса подотчетному лицу необходимо предоставить отчет с документами, подтверждающими расходы, выполнить окончательный расчет. В единственном экземпляре составляется форма отчета. Он имеет двухсторонний бланк. Подотчетное лицо указывает дату и номер отчета, наименование организации, табельный номер, ФИО, отдел, где он числится, назначение аванса и должность. В левой части отчета заполняется таблица со сведениями о предыдущих авансах, которые были получены, из остатке, перерасходе, расходе.

Как заполняется и утверждается форма?

Подотчетное лицо на оборотной стороне записывает список документов, которые подтверждают произведенные расходы, затраты по ним. Оформление авансового отчета в дальнейшем осуществляет бухгалтер. Он вносит на лицевой стороне суммы и номера корреспондирующих счетов, на оборотной стороне – принятые к учету суммы расходов и счета, которые на эти суммы дебетуются. После проверки заполнения отчета, оформления расходования средств, оправдательных документов, бухгалтер ставит визу, что отчет утвержден в соответствующей сумме и утвержден. Он должен заполнить расписку и передать подотчетному лицу. На авансовом отчете далее ставятся подписи сотрудников бухгалтерии с расшифровками, вносятся суммы перерасхода или остатка, реквизиты расходных ордеров. Проверенный отчет подписывает уполномоченное лицо или руководитель, для этого в отчете предусмотрена специальная строка.